Maksuvabad (kodu)kontori kulud

Artiklis toon välja, millised on ettevõtlusega seotud kulud tulumaksuseaduse mõistes ja millised on erinevused ettevõtte enda või üüritud kontori ja kodukontori kulude hüvitamisel. Samuti toon välja maksukohustused, kui mõni kulu ei kuulu maksuvabastuse alla.

Ettevõtlusega seotud kulud

Vastavalt tulumaksuseadusele (§32 lg 2) kulu on ettevõtlusega seotud, kui see on:

tehtud maksustamisele kuuluva ettevõtlustulu saamise eesmärgil;
kui see on vajalik või kohane sellise ettevõtluse säilitamiseks või arendamiseks;
kulu seos ettevõtlusega on selgelt põhjendatud.
Ettevõtlusega on seotud ka kõik mõistlikud ja vajalikud kulud, mida tööandja teeb tervisele ohutu töökeskkonna loomiseks ja tagamiseks ning töötervishoiu ja tööohutuse nõuete täitmiseks, sealhulgas töötervishoiu ja tööohutuse seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks (loe põhjalikumalt “Töötervishoiukulud ja tervise edendamise kulud“).

Ettevõtjal tuleb hinnata iga kulu seotust ettevõtlusega ning kui maksumaksja poolt tehtud kulu on ettevõtlusega seotud vaid osaliselt, võib kulu ettevõtlustulust maha arvata vaid ettevõtlusega seotud ulatuses (TuMS § 32 lg 3). Kuigi proportsiooni hindab ettevõtja ise, siis tavaliselt kasutatakse proportsiooni 50:50.

Enamasti on ettevõtlusega mitteseotud kulud omanike või omanike valdusesse kuuluvate teiste ettevõtete jaoks tehtud kulud, mis maksustatakse tulumaksuga – netosumma tulumaksukohustus on 22/78*100 ehk 28,2%. See-eest juhatuse liikme ja töötajate jaoks tehtud ettevõtlusega mitteseotud kulud liigituvad erisoodustuseks ning maksustatakse tulu- ja sotsiaalmaksuga. Kõigepealt arvutatakse netosummale tulumaks 22% ning siis koos tulumaksuga summale arvutatakse juurde sotsiaalmaks 33%.

Maksuvabad kontorikulud

Ettevõtte enda või üüritud kontori haldusega kaasneb palju tegevuskulusid nagu näiteks:

kontoriruumi kulud – üürikulud, kommunaalkulud, interneti- ja telefoniteenused, haldusteennused (nt valve, (lume)koristus), remondi- ja hooldustööd jne;
kontoriseadmed ja mööbel – kontorimööbel (nt kirjutuslauad, toolid, kapid, seif, lambid, kardinad), interjöörikulud (nt lilled, vaasid, maalid seintel), arvutid, printerid, skannerid, tarkvaralitsentsid ja kontoritarkvara, väikevahendid ja tarvikud (nt hiired, klaviatuurid, kõrvaklapid), joogiveeautomaadi rent ja joogivesi jne;
kontoritarbed ja -vahendid – kirjatarbed (nt paberid, pastakad, märkmikud, kalendrid), printerikassetid jne;
köögimööbel ja -tehnika – kohvimasin, veekeetja, mikrolaineahi, klaasid, noad-kahvlid-lusikad jne;
kontoriga seotud tehnilised ja jooksvad teenused – IT-hooldus, tehniline tugi jne;
kindlustused ja maksud – kontoriruumi kindlustus, maamaks.

NB! Kui köögitehnika ost on maksuvaba, siis nt tee, kohvi ja piima kulu külalistele liigitatakse vastuvõtukuludeks ning töötajatele mõeldu tuleb erisoodustusena deklareerida ja tasuda tulu- ja sotsiaalmaksu. Kui aga töötajad kompenseerivad kohvikulud, siis erisoodustust ei teki ning makse tasuma ei pea.

Maksuvabad kodukontori kulud

Vastavalt tulumaksuseadusele ei ole füüsilise isiku tulu teise isiku kasuks tehtud dokumendiga tõendatud kulu hüvitis (§ 12 lg 3) ehk eraisikult üüritud või tasuta kasutada saadud kodukontoriga seotud kulud saab hüvitada maksuvabalt.

Kui maksuvabalt saab hüvitada enamus kommunaalkuludest, siis omaniku eluasemelaenu, ühistu remondifondi ja intressikulud ei kuulu maksuvabalt hüvitamisele. Samuti ei saa maksuvabalt hüvitada korteri üürikulu ehk kui ettevõte maksab eraisikule üüri, tuleb see deklareerida TSD-l ning tasuda tulumaks.

Küll aga saab kontorina kasutatavat tuba remontida ja sisustada maksuvabalt. On mõistlik kontorisisustuse kuluarved võtta ettevõtte nimele ja otse ettevõtte kuluks kanda. Käibemaksukohustuslasena küsida tagasi ka käibemaksu. NB! Käibemaksu saab tagasi küsida vaid ettevõtte nimele väljastatud arvetelt. Kui aga kasutatakse tuba kontorina osaliselt, siis ka kulud hüvitatakse osaliselt. Sellisel juhul tuleb leida proportsioon eraldades ruumis äriline kasutus ja erakasutus. Kõik kulud ei pea olema sama proportsiooniga. Näiteks internetikuludel võib olla osakaal suurem kui veekulul.

Kulude vormistamisel piisab kodukontori tasuta kasutada andmise lepingust, kus on kirjas kulude hüvitamine – kululiigid ja proportsioonid. Kord kuus teeb korteriomanik kuluhüvitisnõude, lisades arved ja tšekid.

Kaugtöö korral, kui kodus töötamine on töötaja enda soov, siis jäävad kulud pigem töötaja enda kanda. Kui kodus töötamine on ette nähtud ettevõtte enda poolt, siis on mõistlik, et tööandja hüvitab vajalikud kulud. Kui kodukontoris töötamine on pikemaajaline, tuleks ettevõttel luua korralik töökoht ja hüvitada kodukontori kulud. Hüvitada proportsionaalne osa kommunaalkuludest ja töökoha sisseseadmisega tekkivad kulud. Töölepingus tuleb kokku leppida, mis saab sisustusest töölepingu või kodukontori lõppemisel. Vara jätmisel töötajale tuleb leida vara turuhind ja maksustada see erisoodustusena.

Kokkuvõte maksuvabadest kontorikuludest (s.h kodukontori kuludest)

Kulud, mis on ettevõtlusega seotud, saab maksuvabalt kuludesse kanda. Kuid kulu seotust ettevõtlusega hindab ettevõtja ise. Enamasti on ettevõtlusega mitteseotud kulud omanike või nende valdusesse kuuluvate teiste ettevõtete kasuks tehtud kulud ning juhatuse liikme ja töötajate kasuks tehtud kulutused.

Maksuvabalt saab kuludesse kanda enamus kontoriga seotud kulusid, v.a kohvipausikulud töötajatele.

Kodukontorikuludel tuleb enamasti leida proportsioon töö- ja erakasutuse kohta ning maksuvabalt ei saa hüvitada (eluaseme)laene, remondifondi, intressikulusid, üürikulusid.